Kamis, 07 November 2013

Computer Based Information System (CBIS)

A.   PENGERTIAN Computer Based Information System (CBIS)
Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.
Data
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
Berikut penjelasan sub-sistem dari Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer
1.      SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Peran SIA Dalam CBIS
• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.
3.      SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
-          Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
-          Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
-          Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
-           Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
-          Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
-          Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
4.      SISTEM PAKAR (ES)
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
Contoh Sistem Pakar
• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
5.      AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer.
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
• Word Processing
• E-Mail
• Voice Mail
• Electronic Calendaring
• Audio Conferencing
• Video Conferencing
• Computer Conferencing
• Facsimile
• Videotex
• Imaging
• Desktop Publishing
B.   UNSUR-UNSUR SIM BERBASIS KOMPUTER
Secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Manusia
Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsure manusia supaya Sistem yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan hanya manusia yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer
Jadi dapat dikatakan manusia adalah para staff komputer professional dan para pemakai (komputer used).
2. Perangkat keras (hardware)
Istilah perangkat keras menunjuk kepada perkakas mesin. Perangkat keras tersebut terdiri dari Central Processing Unit (CPU), perkakas pendukung (output devices), perkakas penyimpan (memori), dan perkakas komunikasi.
3. Perangkat lunak (software)
Istilah perangkat lunak merujuk kepada program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Program komputer adalah instruksi-instruksi yang dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian-bagian dari perangkat keras SIM berbasis komputer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia.
4. Data
Data dalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data tersebut yang akan dipilah, dimodifikasi, atau diperbaharui oleh program-program supaya menjadi informasi.
5. Prosedur
Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi Sistem komputer. Misalnya setiap akses operator komputer kepada pengelola induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya
C.   PELAKSANAAN SIM BERBASIS KOMPUTER
Secara teknis pelaksanaan SIM Berbasis Komputer meliputi empat tahapan yaitu:
1. Input. Perkakas input berfungsi menyediakan data mentah ke komputer sistem.
2. Pengolahan. Data yang telah diinput kemudian diolah tau diproses oleh CPU sesuai dengan instruksi-instruksi yang diberikan oleh perangkat lunaknya.
3. Penyimpanan. Pada saat komputer menjalankan fungsinya, ia mengalirkan dan menyimpan data dalam ruang elektronik yang disebut memori.
4. Output. Setelah informasi diperoleh, informasi tersebut diberikan kepada perangkat output.
D.   Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
-          penghematan waktu (time saving)
-          penghematan biaya (cost saving)
-          peningkatan efektivitas (effectiveness)
-          pengembangan teknologi (technology development)
-          pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
E.     EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu:
1. Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).
2. Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
3. Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
4. Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).
5. Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.
End User Computing
Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (user).
Perkembangan metode ini didukung oleh :
  1. Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;
  2. Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;
  3. Perangkat keras yang harganya semakin murah;
  4. Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.
Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi konsultan
Justifikasi dan Pengembangan CBIS
Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Selanjutnya pada keadaan kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.
Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?
Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu adalah hal yang nyaris mustahil.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.
Pengembangan CBIS
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle – SLC).
Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :
Tahap Perencanaan,
Tahap Analisis,
Tahap Rancangan,
Tahap Penerapan,
Tahap Penggunaan.



 

DSS (Decision Support System)

DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan). Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan . Dimana system informasi mempunyai tujuan untuk mendukung sebuah aplikasi Decision Support System (DSS) yang telah dikembangkan pada tahun 1970. Keefektifan dalam mengembangkan DSS diperlukan suatu pemahaman tentang bagaimana system informasi ini dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan, sehingga DSS ini dapat membantu seorang manajer dalam meningkatkan kinerjanya dalam mengambil suatu keputusan.
Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis - yang pada hakekatnya adalah merepresentasikan permasalaha dan manaje-men yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game's theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan komputer. Decision Support System ( DSS ) merupakan progresi alamiah dari system pelaporan informasi dan system pemrosesan transaksi. DSS bersifat interaktif, system informasi yang berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan secara khusus menggunakan database untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajer dan pengguna akhir Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus dan output dari model matematika dan sistem pakar.
Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1) Sistem yang berbasis komputer;
2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang "mustahil" dilakukan dengan kalkulasi manual;
4) Melalui cara simulasi yang interaktif;
5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengean perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.
Prinsip Dasar DSS

1. Struktur MasalahSulit utk menemukan masalah yg sepenuhnya terstruktur atau tak terstruktur - area kelabu Simon. Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat sebagai besar masalah berada.
2. Dukungan KeputusanDSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yg terstruktur, tetapi manajer bertanggung ajwab atas bagian yang tidak terstruktur.
3. Efektivitas Keputusanwaktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yg baik

TAHAPAN-TAHAPAN
Tahapan SPK :

Definisi masalah

Pengumpulan data / elemen informasi yang relevan
pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan
menentukan alternatif - alternatif solusi ( bisa dalam persentase )

Selain itu tahap-tahap dalan mengambil suatu keputusan telah dijelaskan dalam buku Herbert A. Simon, dimana tahapan tersebut terbagi menjadi tiga, yaitu:
1. Kegiatan Intelijen.Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki
2. Kegiatan Merancang.Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan yang mungkin
3. Kegiatan Memilih dan Menelaah.Menilai pilihan-pilihan yang sesuai

TUJUAN DSSTujuan dari DSS adalah sebagai berikut:

1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur.
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.

Perintis DSS yang lain, Peter G.W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton mendefinisikan 3 (tiga) tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus :1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN
Manajer yang menggunakan model matematis dapat memperoleh keuntungansebagai berikut :
1. Proses pemodelan menjadi pengalaman belajar
2. Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat.
3. Model memberikan daya peramalan
4. Model membutuhkan biyaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error.
5. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.
6. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
7. Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi).
8. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.
9. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
10. Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
11. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
Sedangkan kerugian model adalah sebagai berikut:
1. Sulitnnya pemodelan system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapatmenangkap semua pengaruh pada entity.
2. Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk menggembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi

Beberapa hal yang dilakukan oleh seorang manajer adalah sebagai berikut:
1. Fungsi ManajemenFungsi manajemen dari seorang manajer ini meliputi:
1. Planning.
2. Organizing.
3. Staffing.
4. Directing.
5. Controlling.
2. Peran ManajemenPeran manajerial ini maliputi beberapa aktifitas, diantaranya:
1. Interpersonal.
2. Informational.
3. Decisional.
3. Tingkatan ManajemenTingkatan manajemen ini meliputi: (Dapat dilihat pada gambar 10.5)
1. Tingkat Perencanaan Strategis.
2. Tingkat Pengendalian Manajemen.
3. Tingkat Operasional.

JENIS-JENIS DSS
Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
1. Mengambil elemen-elemen informasi.
2. Menaganalisis seluruh file.
3. Menyiapkan laporan dari berbagai file.
4. Memperkirakan dari akibat. keputusan
5. Mengusulkan. keputusan
6. Membuat keputusan

Adapun fokus utama konsep DSS adalah komputer harus digunakan untuk mendukung manajer tertentu membuat keputusan tertentu untuk memecahkan masalah tertentu. Model DSS terdiri dari:
1. Model matematika.
2. Database.
3. Perangkat lunak.
yang melukiskan beberapa komponen yang mendukung DSS, seperti: Hardware, Software, Data, Model, dan Interaktif para pemakainya.Menurut Herbert A. Simon keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung lainnya.

1. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sbg sesuatu yg baru) tiap kali terjadi.

2. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yg pasti utk menangani masalah ini belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.

Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit DSS)sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). Quick-Hit DSS" biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yangdisediakan oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya.Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah. Di dalam perusahaan, DSS jenis ini biasanya diimplementasikan dalam sebuah fungsi organisasi yang dapat berdiri sendiri (berdasarkan data yang dimiliki fungsi organisasi tersebut). Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
CARA PENGGUNAAN INFORMASI DARI DSS:
Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi yang di kemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan sistim dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahanLaporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yangkemungkinan besar akan muncul, manjer juga melakukan query terhadap database untukmenemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karna kelemahancenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis.Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalahdengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
LAPORAN
1. Laporan berkala dan khusus
Laporan berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporankhusus atau special report yaitu laporan yang di buat ketika laporan dibuat ketika sesuatu yang tidak seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai kecelakaan. Dalam penggunaannya laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas.
2. Laporan lengkap dan ringkas
laporan lengakap atau detail report yaitu laporan yang memberikan spesifikasimengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang mewakili tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line sedangkan laporan ringkas atau summary report yaitu laporan yang menyertakan baris yang mewakili beberapa tindakan atau transaksi. Baris laporan biasanya di cetak dalam beberapa ururtan tertentu, filed yang berada dalam record data, yang disebut key filed atau control filed digunakan untuk mengurutkan record sebelum laporan tersebut dicetak. Yang paling sering digunakan ialah Ascending sequence (urutan naik) disini nilai filed control terendah (no pelanggan 0001 atau nama Aardbverk) didaftar pertama kali, dan nilai tertinggi (no 9999 atau zikmund) di daftar paling akhir.
Penjelasan Gambar MODEL DSS
Data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan. Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak.
  • Perangkat Lunak Penulisan Laporan merupakan hasil periodik maupun khusus.
  • Model Matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan, atau berbagai aspek operasinya.
  • Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi.

SISTEM BERBASIS GRAFIK
Dalam merepresenasikan DSS agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user (dalam hal ini adalahmanajer perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk melengkapi teks yang ada. Contoh-contohmodel grafik yang populer dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Time Series Charts - untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;
2. Bar Charts - untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;
3. Pie Charts - untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;
4. Scattered Diagrams - untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;
5. Maps - untuk merepresentasikan data secara geografis;
6. Layouts - untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunan dan kantor;
7. Hierarchy Charts - untuk menggambarkan struktur organisasi;
8. Sequence Charts - untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan
9. Motion Graphics - untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati denvan cara animasi