A. PENGERTIAN Computer Based Information System (CBIS)
Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem
Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi
sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat
bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer
memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi.
Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan
mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat
sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan
sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam
kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang
sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya
komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya
selalu berhubungan dengan istilah “
computer-based” atau
pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Beberapa istilah yang
terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem
informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah
tersebut.
Data
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita
hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan
sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang
lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk
pengambilan suatu keputusan.
Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri
dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang
tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah
komponen dari sistem tersebut.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan
integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu
menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai
dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer
memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori,
penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan
komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem
informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa
adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam
kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau
pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
Berikut penjelasan sub-sistem dari
Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak
dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan
keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur
yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi,
walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan
database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab
memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi
untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Peran SIA Dalam CBIS
• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit
dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan
tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi
sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus,
dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan
manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang
area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level
manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer
atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana
database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari
lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi
(IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya
dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan
informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut
digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan
khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi
perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan
informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi
telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi
disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area
fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi
yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa
tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan
nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk
menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan
periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat
dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai
jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan
periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah
menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa,
sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang
diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan
sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan
laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang
telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik
dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat
ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan
seperti ini disebut dengan Management by exception.
3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak
membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
- Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
- Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak
terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum
pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
- Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
- Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
- Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
- Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
4. SISTEM PAKAR (ES)
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang
memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai
intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan
menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai.
Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur
penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering
terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari
pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan
instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem
pakar.
Contoh Sistem Pakar
• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen
penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang
sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun
19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit
yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan
Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
5. AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup
semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar
perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus
yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer
& Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan
dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat
ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk
menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer.
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal
tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan
sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan
dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
• Word Processing
• E-Mail
• Voice Mail
• Electronic Calendaring
• Audio Conferencing
• Video Conferencing
• Computer Conferencing
• Facsimile
• Videotex
• Imaging
• Desktop Publishing
B. UNSUR-UNSUR SIM BERBASIS KOMPUTER
Secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Manusia
Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsure manusia
supaya Sistem yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa
manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan hanya manusia yang
akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM.
Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer
Jadi dapat dikatakan manusia adalah para staff komputer professional dan para pemakai (
komputer used).
2. Perangkat keras (
hardware)
Istilah perangkat keras menunjuk kepada perkakas mesin. Perangkat
keras tersebut terdiri dari Central Processing Unit (CPU), perkakas
pendukung (
output devices), perkakas penyimpan (memori), dan perkakas komunikasi.
3. Perangkat lunak (
software)
Istilah perangkat lunak merujuk kepada program-program komputer
beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Program komputer adalah
instruksi-instruksi yang dibaca oleh mesin yang memerintahkan
bagian-bagian dari perangkat keras SIM berbasis komputer untuk berfungsi
sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat dari
data yang tersedia.
4. Data
Data dalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang
bermanfaat. Data tersebut yang akan dipilah, dimodifikasi, atau
diperbaharui oleh program-program supaya menjadi informasi.
5. Prosedur
Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi Sistem
komputer. Misalnya setiap akses operator komputer kepada pengelola induk
harus dilaporkan waktu dan otoritasnya
C. PELAKSANAAN SIM BERBASIS KOMPUTER
Secara teknis pelaksanaan SIM Berbasis Komputer meliputi empat tahapan yaitu:
1. Input. Perkakas input berfungsi menyediakan data mentah ke komputer sistem.
2. Pengolahan. Data yang telah diinput kemudian diolah tau diproses
oleh CPU sesuai dengan instruksi-instruksi yang diberikan oleh perangkat
lunaknya.
3. Penyimpanan. Pada saat komputer menjalankan fungsinya, ia
mengalirkan dan menyimpan data dalam ruang elektronik yang disebut
memori.
4. Output. Setelah informasi diperoleh, informasi tersebut diberikan kepada perangkat output.
D. Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam
pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari
pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam
mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan
bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang
menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan
mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem
agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
- penghematan waktu (time saving)
- penghematan biaya (cost saving)
- peningkatan efektivitas (effectiveness)
- pengembangan teknologi (technology development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut,
diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang
semakin ketat.
E. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan
perkembangan tersebut yaitu:
1. Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping
machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para
manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).
2. Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang
memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan
untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen
(SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan
tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
3. Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem
penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang
harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
4. Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara
para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak
jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic
calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah
lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan
kantor virtual (
virtual office).
5. Fokus potensial pada Konsultasi (
artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan
sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah
suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang.
Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan
kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem
berbasis pengetahuan (
knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.
End User Computing
Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (
user).
Perkembangan metode ini didukung oleh :
- Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;
- Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;
- Perangkat keras yang harganya semakin murah;
- Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.
Peranan information
specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi konsultan
Justifikasi dan Pengembangan CBIS
Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi
dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan.
Selanjutnya pada keadaan kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan
laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis
komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya komputerisasi dihitung dengan
ukuran kuantitatif maupun kualitatif.
Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya
sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat
menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhagakan laporan
tersebut ?
Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu
pendekatannya adalah dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian
dibandingkan dengan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan
dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut hamper tidak mungkin
terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak factor
yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu adalah hal
yang nyaris mustahil.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati
dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan
staf banyak menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut
pada oganisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan
ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kunci dalam
mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.
Pengembangan CBIS
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup
yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi
tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle – SLC).
Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :
Tahap Perencanaan,
Tahap Analisis,
Tahap Rancangan,
Tahap Penerapan,
Tahap Penggunaan.
