DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan).
Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan
keputusan . Dimana system informasi mempunyai tujuan untuk mendukung
sebuah aplikasi Decision Support System (DSS) yang telah dikembangkan
pada tahun 1970. Keefektifan dalam mengembangkan DSS diperlukan suatu
pemahaman tentang bagaimana system informasi ini dapat digunakan dalam
proses pengambilan keputusan, sehingga DSS ini dapat membantu seorang
manajer dalam meningkatkan kinerjanya dalam mengambil suatu keputusan.
Hal
yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk
menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang
(tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori
pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti
operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa
jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus
dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari
nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah
menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam
waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah
decision modeling, decision theory, dan decision analysis - yang pada
hakekatnya adalah merepresentasikan permasalaha dan manaje-men yang
dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk
model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini
adalah linear programming, game's theory, transportation problem,
inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak
problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan
sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan
dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak
pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan
komputer. Decision Support System ( DSS ) merupakan progresi alamiah
dari system pelaporan informasi dan system pemrosesan transaksi. DSS
bersifat interaktif, system informasi yang berbasis komputer yang
menggunakan model keputusan dan secara khusus menggunakan database untuk
membantu proses pengambilan keputusan bagi manajer dan pengguna akhir
Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus dan output
dari model matematika dan sistem pakar.
Sprague
dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang
memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1) Sistem yang berbasis komputer;
2)
Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;3) Untuk
memecahkan masalah-masalah rumit yang "mustahil" dilakukan dengan
kalkulasi manual;
4) Melalui cara simulasi yang interaktif;
5)
Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.Karakteristik 4
dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini
sesuai dengean perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.
Prinsip Dasar DSS
1. Struktur MasalahSulit utk menemukan masalah yg sepenuhnya terstruktur atau tak terstruktur - area kelabu Simon. Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat sebagai besar masalah berada.
2. Dukungan KeputusanDSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yg terstruktur, tetapi manajer bertanggung ajwab atas bagian yang tidak terstruktur.
3. Efektivitas Keputusanwaktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yg baik
TAHAPAN-TAHAPAN
Tahapan SPK :
Definisi masalah
Pengumpulan data / elemen informasi yang relevan
pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan
menentukan alternatif - alternatif solusi ( bisa dalam persentase )
Selain itu tahap-tahap dalan mengambil suatu keputusan telah dijelaskan dalam buku Herbert A. Simon, dimana tahapan tersebut terbagi menjadi tiga, yaitu:
1. Kegiatan Intelijen.Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki
2. Kegiatan Merancang.Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan yang mungkin
3. Kegiatan Memilih dan Menelaah.Menilai pilihan-pilihan yang sesuai
TUJUAN DSSTujuan dari DSS adalah sebagai berikut:
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur.
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
Perintis DSS yang lain, Peter G.W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton mendefinisikan 3 (tiga) tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus :1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN
Manajer yang menggunakan model matematis dapat memperoleh keuntungansebagai berikut :
1. Proses pemodelan menjadi pengalaman belajar
2. Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat.
3. Model memberikan daya peramalan
4. Model membutuhkan biyaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error.
5. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.
6. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
7. Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi).
8. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.
9. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
10. Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
11. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
1. Proses pemodelan menjadi pengalaman belajar
2. Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat.
3. Model memberikan daya peramalan
4. Model membutuhkan biyaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error.
5. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.
6. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
7. Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi).
8. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.
9. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
10. Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
11. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
Sedangkan kerugian model adalah sebagai berikut:
1. Sulitnnya pemodelan system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapatmenangkap semua pengaruh pada entity.
2. Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk menggembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi
1. Sulitnnya pemodelan system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapatmenangkap semua pengaruh pada entity.
2. Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk menggembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi
Beberapa hal yang dilakukan oleh seorang manajer adalah sebagai berikut:
1. Fungsi ManajemenFungsi manajemen dari seorang manajer ini meliputi:
1. Planning.
2. Organizing.
3. Staffing.
4. Directing.
5. Controlling.
2. Peran ManajemenPeran manajerial ini maliputi beberapa aktifitas, diantaranya:
1. Interpersonal.
2. Informational.
3. Decisional.
3. Tingkatan ManajemenTingkatan manajemen ini meliputi: (Dapat dilihat pada gambar 10.5)
1. Tingkat Perencanaan Strategis.
2. Tingkat Pengendalian Manajemen.
3. Tingkat Operasional.
JENIS-JENIS DSS
Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
1. Mengambil elemen-elemen informasi.
2. Menaganalisis seluruh file.
3. Menyiapkan laporan dari berbagai file.
4. Memperkirakan dari akibat. keputusan
5. Mengusulkan. keputusan
6. Membuat keputusan
1. Mengambil elemen-elemen informasi.
2. Menaganalisis seluruh file.
3. Menyiapkan laporan dari berbagai file.
4. Memperkirakan dari akibat. keputusan
5. Mengusulkan. keputusan
6. Membuat keputusan
Adapun fokus utama konsep DSS adalah komputer harus digunakan untuk mendukung manajer tertentu membuat keputusan tertentu untuk memecahkan masalah tertentu. Model DSS terdiri dari:
1. Model matematika.
2. Database.
3. Perangkat lunak.
yang melukiskan beberapa komponen yang mendukung DSS, seperti: Hardware, Software, Data, Model, dan Interaktif para pemakainya.Menurut Herbert A. Simon keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung lainnya.
1. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sbg sesuatu yg baru) tiap kali terjadi.
2. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yg pasti utk menangani masalah ini belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit DSS)sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). Quick-Hit DSS" biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yangdisediakan oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya.Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah. Di dalam perusahaan, DSS jenis ini biasanya diimplementasikan dalam sebuah fungsi organisasi yang dapat berdiri sendiri (berdasarkan data yang dimiliki fungsi organisasi tersebut). Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan-keputusan
dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah
mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan
yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
CARA PENGGUNAAN INFORMASI DARI DSS:
Pada
dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk
mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian
masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan
dengan fase intelegensi yang di kemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer
menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah
diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan
sistim dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya,
lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan
simulasi dalam usaha pemecahanLaporan berkala dapat di rancang untuk
menidentifikasi masalah atau masalah yangkemungkinan besar akan muncul,
manjer juga melakukan query terhadap database untukmenemukan masalah
atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di
identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi,
karna kelemahancenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi
perusahaan diubah secara matematis.Laporan berkala dan khusus dapat juga
membantu manajer untuk memecahkan masalahdengan cara mengidentifikasi
keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative tersebut,
dan memberikan informasi lanjutan.
LAPORAN
1. Laporan berkala dan khusus
Laporan
berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal
tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan
dan laporankhusus atau special report yaitu laporan yang di buat ketika
laporan dibuat ketika sesuatu yang tidak seperti biasanya terjadi
contohnya laporan mengenai kecelakaan. Dalam penggunaannya laporan
berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas.
2. Laporan lengkap dan ringkas
laporan
lengakap atau detail report yaitu laporan yang memberikan
spesifikasimengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang
mewakili tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line
sedangkan laporan ringkas atau summary report yaitu laporan yang
menyertakan baris yang mewakili beberapa tindakan atau transaksi. Baris
laporan biasanya di cetak dalam beberapa ururtan tertentu, filed yang
berada dalam record data, yang disebut key filed atau control filed
digunakan untuk mengurutkan record sebelum laporan tersebut dicetak.
Yang paling sering digunakan ialah Ascending sequence (urutan naik)
disini nilai filed control terendah (no pelanggan 0001 atau nama
Aardbverk) didaftar pertama kali, dan nilai tertinggi (no 9999 atau
zikmund) di daftar paling akhir.
Penjelasan Gambar MODEL DSS
Data
dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan.
Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Isi database digunakan
oleh tiga subsistem perangkat lunak.
- Perangkat Lunak Penulisan Laporan merupakan hasil periodik maupun khusus.
- Model Matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan, atau berbagai aspek operasinya.
- Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi.
SISTEM BERBASIS GRAFIK
Dalam
merepresenasikan DSS agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user
(dalam hal ini adalahmanajer perusahaan), format grafik mutlak
dipergunakan untuk melengkapi teks yang ada. Contoh-contohmodel grafik
yang populer dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Time Series Charts - untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;
2. Bar Charts - untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;
3. Pie Charts - untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;
4. Scattered Diagrams - untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;
5. Maps - untuk merepresentasikan data secara geografis;
6. Layouts - untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunan dan kantor;
7. Hierarchy Charts - untuk menggambarkan struktur organisasi;
8. Sequence Charts - untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan
9. Motion Graphics - untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati denvan cara animasi
1. Time Series Charts - untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;
2. Bar Charts - untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;
3. Pie Charts - untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;
4. Scattered Diagrams - untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;
5. Maps - untuk merepresentasikan data secara geografis;
6. Layouts - untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunan dan kantor;
7. Hierarchy Charts - untuk menggambarkan struktur organisasi;
8. Sequence Charts - untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan
9. Motion Graphics - untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati denvan cara animasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar